Los negocios en el mundo tienen grandes oportunidades de aumentar su eficiencia a través del control de gastos para empresas con el uso de plataformas y herramientas tecnológicas.

Se trata de un proceso esencial: no todas las empresas tienen ingresos, pero todas tienen gastos. Desde el comienzo mismo. La gestión de gastos es el primer proceso contable en la vida empresarial. 

Antes que nada, hay que tomar en cuenta que este proceso conlleva el seguimiento, control, supervisión, análisis y optimización de los gastos empresariales para garantizar un uso eficiente de los recursos financieros. 

¿El potencial de mejora? Hay más de 100 millones de empresas en el mundo, pero menos del 0.1% utiliza alguna forma moderna de gestión de gastos.

De acuerdo con una encuesta reciente difundida por la Cámara de Comercio Internacional (ICC, por su sigla en inglés) de Reino Unido, 80% de las empresas utiliza documentos e instrumentos manuales y sólo 10% de las Pymes entrevistadas usa el formato digital.

En particular, el uso de procesos basados en papel supone una carga extraordinaria para las Pymes.

Estas empresas son la piedra angular de la economía global y representan casi todas las empresas y la mayoría del empleo en los países miembros de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). 

Control de gastos

A pesar de su importancia para la economía global, la gran mayoría de las Pymes todavía dependen de procesos manuales e ineficientes para gestionar las funciones administrativas críticas que impulsan sus negocios todos los días. 

A medida que las Pymes buscan modernizar las funciones administrativas, como la gestión de gastos, para competir mejor en la economía digital actual, la empresa estadounidense Expensify considera que las Pymes buscarán tecnologías integrales que sean fáciles de descubrir, implementar, comprar, administrar y utilizar. 

Al mismo tiempo, los empleados individuales se están convirtiendo en una poderosa fuente de cambio, conforme esperan cada vez más llevar su propia elección de tecnología al lugar de trabajo.

A través de nuevas herramientas tecnológicas, las empresas pueden gestionar sus gastos de forma más inteligente. 

Por ejemplo, la emisión de tarjetas corporativas a cualquier empleado proporciona a las empresas una visibilidad completa de los gastos.

Cada tarjeta brinda acceso a líneas de tarjetas de crédito originadas a través de bancos asociados y está vinculada a controles de gasto proactivos: los gerentes controlan sus presupuestos por equipo mediante la asignación de permisos individuales. 

A su vez, los empleados pueden solicitar fondos desde sus teléfonos, y los administradores de presupuestos pueden aprobar o rechazar solicitudes de gasto sobre la marcha desde una notificación automática en su teléfono. 

Logística

El control de gastos de combustible es otra variante crucial para muchas empresas, por la creciente importancia de la logística a nivel global y por la variación constante de los precios de los energéticos.

Un caso destacado es el de Schneider National, uno de los mayores proveedores de soluciones logísticas y de transporte terrestre multimodal en América del Norte. 

Esta empresa gestiona activamente su red de compra de combustible en un esfuerzo por mantener un suministro adecuado del mismo. 

En 2023, Schneider National realizó 99% de sus compras de combustible a través de descuentos negociados en compras por volumen. 

Al mismo tiempo, la empresa almacenó combustible en tanques de almacenamiento subterráneos en cinco ubicaciones y en tanques de almacenamiento sobre el suelo en ocho ubicaciones. 

En respuesta a las fluctuaciones en los precios del combustible, utiliza programas de recargos para ajustar los costos de combustible cobrados a sus clientes. 

Así pues, la gestión de gastos corporativos permite a las empresas administrar y controlar los gastos relacionados con sus operaciones comerciales y es un aspecto fundamental para mantener la salud financiera de cualquier empresa.