La gestión de gastos corporativos garantiza el uso eficiente de los recursos financieros, reduce errores, evita fraudes y acelera el proceso de reembolso.

Esto se logra a través de una serie de funciones como escaneo de recibos, categorización automática de gastos, integraciones con software de contabilidad y seguimiento en tiempo real, entre muchas otras.

En la gestión de gastos, algunas empresas proveedoras de este tipo de servicio usan la captura de recibos con tecnología OCR para crear copias digitales de cheques, facturas y otros documentos. 

A manera de ejemplo, los empleados pueden capturar imágenes de los recibos y cargarlas y, por medio de la tecnología OCR, las empresas pueden extraer información como el monto, la fecha, el nombre del comerciante y la categoría.

Gestión de gastos corporativos

Otra herramienta es el seguimiento automatizado de kilometraje, que permite llevar un control de la distancia recorrida por un vehículo con fines comerciales mediante software o aplicaciones.

Las empresas de gestión de pagos usan además sistemas contables y sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (PRE). Este último está diseñado para mantener con precisión los registros financieros de las compañías, mejorar su funcionalidad operativa y proporcionar información oportuna a los equipos gerenciales relacionada con la operación del negocio.

Al integrar las principales funciones y procesos de una empresa, el sistema PRE permite automatizar y optimizar la producción, las ventas y los gastos, así como la gestión de los recursos humanos, los inventarios y la contabilidad.

La gestión de gastos se puede apoyar en aplicaciones móviles fáciles de usar, desde WhatsApp y Google Maps, hasta Duolingo y Microsoft Office.

Sumado a eso, está el seguimiento automatizado de gastos, la configuración personalizable para usuarios y permisos, paneles de control, funciones de seguridad avanzadas, soporte para múltiples monedas e idiomas, informes en tiempo real, escalabilidad basada en la nube y más.

Ahora bien, todo esto permite dejar el uso de una gran cantidad de recibos, documentos, textos, registros, comprobantes e informes en papel. Y con ello se hace más fácil y eficiente el trabajo relacionado con los gastos, la contabilidad y la administración de las finanzas.

Valor de la empresa

Apoyándose en el uso de software de gastos corporativos y una buena gestión de los mismos, las empresas pueden lograr un mejor cumplimiento de sus obligaciones fiscales, controlar los costos y mejorar la productividad.

Una ventaja más es que la gestión de gastos corporativos facilita el cumplimiento de auditorías internas y externas, ya sea de la empresa matriz o del gobierno, o bien para una compra o venta de una empresa.

En cualquier negocio, comprender todos y cada uno de los costos es fundamental para la toma de decisiones. En otras palabras, una gestión financiera eficaz permite maximizar el valor de la empresa y optimizar el uso de sus recursos financieros.

Los costos abarcan un amplio abanico, desde la mano de obra y la compra de insumos, partes y componentes, hasta la adquisición de servicios, como los logísticos, legales, médicos, alimenticios y de asesoría.

En suma, la adecuada gestión de los gastos corporativos es parte de la disciplina con la que una empresa maneja sus recursos financieros de manera responsable, prudente y efectiva.