Enfocarse en los viajes de negocios puede ser un desafío, pero si se ejecutan bien las actividades se puede lograr el doble objetivo de disfrutar y ser productivo.
Primero que todo está la planeación. Uno puede ahorrar tiempo y dinero si anticipa aspectos como la planificación de reuniones, entrevistas y eventos, la programación de tiempos de descanso y las comidas y la organización de la logística, como por ejemplo el alquiler de coche en línea.
Uso de la tecnología
En segundo lugar, la anticipación puede ser útil para minimizar riesgos y evitar contratiempos. Hay varias cosas que al respecto se pueden hacer, como preparar documentos, disponer de tarjetas de presentación o descargar informes, lo mismo que obtener datos sobre clientes o conseguir detalles estratégicos para una negociación.
El buen uso de la tecnología es crucial en todo momento. Desde lo básico: se puede contar con aplicaciones para organizar viajes por avión o reuniones (TripIt o Google Travel), para llevar la agenda y tareas (Trello, Notion o Asana) o para recordatorios (Google Calendar).
Otras herramientas de utilidad en los viajes de negocios van desde traductores en tiempo real, como Google Translate o iTranslate, hasta la banca en línea y el almacenamiento en la nube.
Profundizando: un ejecutivo puede utilizar plataformas de Business Intelligence (BI) como Power BI, Tableau o Qlik. Con ello se puede acceder a paneles interactivos que analizan y visualizan grandes volúmenes de datos en tiempo real. Esto le permite tomar decisiones informadas basadas en datos concretos, evitando depender de intuiciones o información desactualizada.
Tips para mantenerse productivo
- Sacar provecho de los momentos inactivos, como en la espera en los aeropuertos. A manera de ejemplo, puedes caminar para ejercitarse o hacer ciertos estiramientos o movimientos.
- Durante los recorridos en los viajes de negocios, ya sea en un avión o en un coche (si no se va manejando), se puede leer mensajes, contestar correos o hacer llamadas.
- Descansar y distraerse. Uno puede relajarse entre una reunión y otra, tomando un café o dando un pequeño recorrido a un lugar más amigable y cercano. También se recomienda llevar una almohada o cualquier otra cosa personal que permita la comodidad o evite el agotamiento.
- Mantenerse hidratado y bien comido. En ocasiones, es recomendable llevar algo para comer o beber, de preferencia de gusto personal, como una fruta, un chocolate o cualquier pequeño producto procesado que permita un instante no sólo para la nutrición, sino para el gozo.
- Llevar dispositivos cargados, como teléfonos, audífonos, relojes y un power bank.
Enfoque empresarial
Las empresas pueden facilitar varios aspectos para que sus empleados se mantengan productivos en los viajes de negocios. ¿Cómo cuáles? Delegar funciones esenciales para mantener un equilibrio laboral, usar software colaborativo (Microsoft Teams, Slack o Google Workspace) o reservar hoteles o espacios cercanos a los puntos de encuentro para ahorrar tiempo en los traslados.
En la medida de los posible, se recomienda hacer espacio para experiencias personales. Intentar hacer una o más de las siguientes actividades: nadar en la alberca, ir a un museo, conocer algún lugar cercano, probar la gastronomía local, ejercitarse en algún parque o calles seguros o en el gimnasio, o disfrutar de la conversación y la compañía de otras personas.